プライバシーポリシー

第1条（個人情報の定義）

本ポリシーにおいて「個人情報」とは、個人情報保護法に定める「個人情報」を指し、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号、連絡先その他の記述等により特定の個人を識別できる情報、または個人識別符号を含むものをいいます。

第2条（取得する個人情報の項目）

当社は、以下の個人情報を取得することがあります。

（1）お客様（個人）から取得する情報

• 氏名、フリガナ
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス
• LINE ID（LINE公式アカウントへの友だち追加時に自動的に取得）
• 生年月日（必要な場合）
• お問い合わせ内容、ご相談内容
• ご契約に関する情報（契約日、契約内容、決済情報等）

（2）法人のお客様の担当者から取得する情報

• 法人名、部署名、役職
• 担当者の氏名、フリガナ
• 勤務先の住所、電話番号
• メールアドレス
• お問い合わせ・ご相談内容
• お取引に関する情報

（3）Webサイトから自動的に取得する情報

• IPアドレス
• ブラウザの種類、バージョン
• Cookie（クッキー）情報
• アクセス日時、閲覧ページ
• リファラ（参照元URL）

第3条（個人情報の利用目的）

当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。

1. お客様からのお問い合わせ・ご相談への対応
2. 当社サービスの提供、契約の履行
3. お客様への商品・サービスに関するご案内、情報提供
4. 当社サービスの改善
5. お支払い・請求業務
6. アフターサービス、メンテナンス
7. 当社の業務上の連絡
8. 法令に基づく対応、当社の権利行使・義務の履行

第4条（個人情報の第三者提供）

当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、お客様の同意なく個人情報を第三者に提供することはありません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
5. 予め本人の同意を得た場合

第5条（個人情報の取扱いの委託）

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部または一部を外部委託することがあります。委託先に対しては、適切な監督を行います。

第6条（外国にある第三者への個人データの提供）

当社は、お客様の個人データの一部を、業務効率化のため外国（主に米国）にあるサービス事業者に提供することがあります。

（1）提供先と所在地

• Notion Labs, Inc.（米国）

（2）提供する情報の範囲

Notion Labs, Inc. へは、業務効率化のため、以下の情報のみを提供します。これ以外の機微情報は当社内部のシステムでのみ取り扱い、提供しません。

• 内部識別ID
• お客様の表示名（お名前）
• ご対応のステータス（進行中・完了等）
• 最終接触日
• 担当者情報
• お問い合わせの概要（本文ではなく要約）

（3）移転の根拠

Notion Labs, Inc. への個人データの移転は、各社が定める標準契約条項（Standard Contractual Clauses, SCC）その他、個人情報保護委員会の認める適切な方法を移転の根拠としています。

（4）安全管理措置

• 当社が外部サービスに提供する情報は、ホワイトリスト方式により事前に定められた項目のみに限定しています
• 提供先サービスのアクセス制御、暗号化、認証等の安全管理措置を確認しています
• 提供先サービスのプライバシーポリシー、セキュリティポリシーを確認しています

（5）各国の個人情報保護制度

提供先国（米国）における個人情報保護制度は、日本の個人情報保護法と異なる場合があります。詳細は個人情報保護委員会の公表する情報をご参照ください。

第7条（個人情報の安全管理措置）

当社は、お客様の個人情報を適切に管理するため、以下の安全管理措置を講じます。

（1）組織的安全管理措置

• 個人情報保護管理者の設置
• 個人情報の取扱いに関する規程・手順書の整備
• 従業者への定期的な教育・訓練

（2）人的安全管理措置

• 従業者との秘密保持契約の締結
• 退職者への秘密保持義務の周知

（3）物理的安全管理措置

• サーバー機器の施錠管理
• 機器・媒体の盗難防止対策

（4）技術的安全管理措置

• アクセス制御（ID・パスワード、二要素認証）
• 通信の暗号化（HTTPS、VPN）
• データの暗号化（ディスク全体・データベース列単位）
• 不正アクセス対策（ファイアウォール、侵入検知）
• 定期的なバックアップ・復旧テスト
• 操作ログの記録・監査

第8条（個人情報の保有期間）

当社は、利用目的の達成に必要な期間に限り、個人情報を保有します。

• お問い合わせ対応のために取得した情報：対応完了後3年間保管
• ご契約に関する情報：契約終了後7年間保管（法令上の保管義務に従う）
• お問い合わせ履歴：取得から3年間

保有期間が経過した個人情報は、速やかに、かつ復元不可能な方法で削除します。

第9条（個人情報の開示・訂正・削除等の請求）

お客様は、当社が保有するご自身の個人情報について、以下の請求を行うことができます。

1. 利用目的の通知
2. 開示（電磁的記録の提供を含む）
3. 内容の訂正、追加または削除
4. 利用の停止または消去
5. 第三者への提供の停止
6. 第三者提供記録の開示

【請求方法】

• 以下の連絡先に、書面・メール・LINE等でご連絡ください
• ご本人確認のため、本人確認書類のご提示をお願いする場合があります
• 代理人による請求の場合、委任状等の提出が必要です
• 当社は、請求受付から14日以内に対応します
• 一部の請求（複雑な処理を要するもの等）は、対応に時間を要する場合があります

第10条（Cookieの使用）

当社のWebサイトでは、サービスの利便性向上のため、Cookieを使用することがあります。Cookieによって個人を識別する情報を取得することはありません。Cookieの受け入れを拒否する場合は、ブラウザの設定で無効化できますが、一部のサービスが利用できなくなる場合があります。

第11条（Webアクセス解析ツール）

当社のWebサイトでは、利用状況の把握のため、アクセス解析ツールを使用することがあります。これらのツールはCookieを使用してお客様の情報を匿名で収集します。詳細は各ツール提供者のプライバシーポリシーをご参照ください。

第12条（LINE公式アカウントについて）

当社は、お客様とのコミュニケーションのため、LINE公式アカウントを運用しています。

• LINE公式アカウントを友だち追加されると、LINEヤフー株式会社のサービスを通じて、お客様のLINEユーザーIDが当社に連携されます
• LINE上でお送りいただいたメッセージは、当社の業務システムに保存され、お問い合わせ対応に利用されます
• LINE上のメッセージの取扱いについては、LINEヤフー株式会社のプライバシーポリシーも併せてご参照ください
• LINE公式アカウントのブロック・削除はいつでも可能です

LINE公式アカウントのご利用にあたっての詳細はこちらをご確認ください。

第13条（個人情報の漏えい等への対応）

万一、個人情報の漏えい・滅失・毀損（以下「漏えい等」）が発生した場合、または発生のおそれがある場合、当社は速やかに以下の対応を行います。

1. 事実関係の調査、原因究明
2. 影響範囲の特定
3. 被害の拡大防止
4. 再発防止策の検討・実施
5. 法令に基づく個人情報保護委員会への報告
6. 法令に基づく本人への通知
7. 必要に応じた事実関係の公表

第14条（本ポリシーの改定）

当社は、個人情報保護に関する法令その他の規範の改正、当社の業務内容の変更、その他の事由により、本ポリシーを改定することがあります。改定する場合は、当社のWebサイトに掲載してお知らせします。重要な変更については、お客様への個別通知を行う場合があります。

第15条（お問い合わせ窓口）